Afen: Kearsipan Kurang Tertata Pengaruhi Reputasi Organisasi

Gelar Bimtek Kearsipan

KalbarOnline, Sintang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sintang menggelar bimbingan teknis kearsipan di balai praja Kantor Bupati Sintang, Rabu pagi (9/8).

Kegiatan bimbingan teknis tersebut dibuka oleh Asisten III Administrasi Umum Sekretaris Daerah Kabupaten Sintang, Drs Marchues Afen. M.Si. Adapun bimtek akan dilaksanakan selama 3 hari mulai 9 – 11 agustus 2017.

Bimtek diikuti oleh arsiparis dan fungsional umum serta pengadministrasi daerah dengan jumlah undangan 50 orang. Bimtek mengahadirkan narasumber kepala Sub Direktorat Daerah 1A Arsip Nasional Republik Indonesia, Abd.Haris M Ali, SH., M.Si.

Asisten III Administrasi Umum Sekretaris Daerah Kabupatan Sintang, Drs Marchues Afen. M.Si mengatakan bahwa arsip merupakan pusat inggatan setiap organisasi pemerintah. Apabila penggunaan arsip kurang tertata dengan baik akan mempengaruhi tingkat reputasi di mata publik dalam sistem pemerintahan.

“Pada umumnya menghambat pada pencapaian tujuan. Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan, keberadaan arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu membantu kelancaran keaktifitasan organisasi menjadikan bukti bukti tertulis,” ungkapnya.

Jika terjadi permasalahan, arsip sebagai sarana komunikasi secara tertulis dijadikan bahan rekomendasi sebagai alat pengingat serta sebagai bantuan bagi pemimpin dalam menentukan kebijaksanaan dalam organisasi.

“Kearsipan merupakan suatu proses penciptaan, penerimaan,pengumpulan pengaturan  pengendalian pemeliharaan serta perawatan penyimpanan berkas menurut sistem tertentu,” imbuhnya.

Jika terjadi kesalahan maka akan cepat dan tepat menemukan permasalahan yang ada. Sehingga, bisa menjamin ketersediaan arsip otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Arsip dapat menjamin keselamatan dan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan serta pelaksanaan penyelengaraan kegiatan pemerintah serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

“Harapan saya dengan bimtek ini dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip dinamis. tentunya bimtek ini merupakan forum belajar yang aplikatif yang mengiring peserta dapat mengelola arsip untuk kepentingan di Organisasi Perangkat Daerah masing-masing,” tuturnya.

Sementara itu dalam pemaparannya, Abd.Haris M.Ali menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perushaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

“Hal ini berdasarkan Undang-Undang (UU) NO.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” ucapnya.

Abd Haris menambahkan bahwa arsip terbagi dua jenis yakni asip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

“Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip Nasional Republik Indonesia dan lembaga kearsipan,” jelasnya.

Adapun pengelolaan arsip dinamis harus dilakukan secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, pengunaan, pemeliharaan serta penyusutan arsip.

“Itu daur hidup arsip. Kemudian pengaturan dan penyimpanan arsip harus logis dan sistematis. Bisa mengunakan nomor atau huruf atau kombinasi nomor dan huruf. Ini penting sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Jadi gampang saat pencarian,” tukasnya. (Sg)