Dinas Perpustakaan Gelar Workshop Pengelola Arsip Dinamis
KalbarOnline, Pontianak – Banyak orang yang menganggap arsip atau kearsipan sebagai hal yang sepele. Padahal, arsip memegang peranan penting bagi sebuah organisasi atau administrasi negara. Wali Kota Pontianak, Sutarmidji menekankan pentingnya arsip bagi pemerintah daerah. Sebab setiap program yang dilakukan pemerintah, pasti perlu dilakukan evaluasi.
“Evaluasi itu perlu data dan data itu tersimpan di dalam arsip,” ujarnya saat membuka Workshop Pengelola Arsip Dinamis pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan instansi vertikal dalam lingkup Pemerintah Kota (Pemkot) Pontianak di Aula Rohana Muthalib Kantor Bappeda Kota Pontianak, Senin (28/8).
Bagi orang nomor satu di Kota Pontianak ini, arsip jangan dipandang sebelah mata. Karenanya, arsip perlu dikelola dengan baik sehingga jika suatu waktu dibutuhkan maka arsip itu dapat disajikan dengan cepat dan tepat.
“Tanpa ada arsip yang dikelola dengan baik, tanpa ada pencatatan yang baik atau tanpa ada penyimpanan arsip yang baik, jangankan sebuah masalah kecil, sebagian luas negara ini bisa saja hilang kalau tidak bisa menyimpan arsip atau bukti-bukti dengan baik,” ungkapnya.
Dirinya juga meminta, uraian-uraian tentang isi dari satu aturan itu perlu juga diarsipkan sehingga ketika dibutuhkan, semuanya bisa tersaji dengan rinci. Terkadang, kata dia, banyak kepala OPD yang menganggap kearsipan sebagai hal yang sepele.
Bahkan, dirinya untuk memperoleh arsip dan meminta kepada kepala OPD bersangkutan, mereka kesulitan mencarinya disebabkan arsipnya tidak tersimpan dengan rapi.
“Jangankan mau cari arsip untuk data kurun waktu 5 atau 10 tahun lalu, 2 tahun yang lalu saja susahnya setengah mati. Pertama, mereka tidak tahu dimana barang itu harus ada, dan kedua, pengarsipannya yang tidak tersusun dengan baik,” tukasnya.
Wali Kota dua periode ini mengatakan, dirinya selalu mengarsipkan hal-hal yang menurutnya penting dan harus diarsipkan. Bahkan ia selalu memfotocopy file-file atau dokumen penting, kemudian mengarsipkannya sendiri.
Sutarmidji yang dulu pernah menjabat sebagai anggota DPRD Kota Pontianak beberapa tahun silam, hingga kini masih menyimpan arsip-arsip, baik itu notulen rapat maupun keputusan kala ia dipercayai sebagai Ketua Komisi C.
“Saya simpan betul karena itu penting,” imbuhnya.
Sementara Kepala Dinas Perpustakaan Kota Pontianak, Hidayati menjelaskan, tujuan digelarnya workshop pengelolaan arsip dinamis adalah untuk memberikan pemahaman, keahlian dan keterampilan, sikap-sikap perilaku yang utuh dan mendalam mengenai kebijakan penyelenggaraan kearsipan dan instrumen arsip dinamis.
“Dalam workshop ini peserta akan dibekali pemahaman tentang program arsip vital, pengelolaan arsip terjaga, pengelolaan arsip aktif, pengelolaan arsip inaktif serta tugas dan fungsi unit kearsipan,” tuturnya.
Menurutnya, dengan memiliki pemahaman yang cukup dan mendalam mengenai kebijakan penyelenggaraan kearsipan dan instrumen arsip dinamis, peserta dapat mengkomunikasikan dan mensosialisasikan penerapan pengelolaan arsip dinamis yang aktif, efisien, dan sistematis di lingkungan satuan dan unit kerja masing-masing.
“Sebagai tindak lanjutnya, kami akan melakukan evaluasi berupa monitoring terhadap OPD-OPD untuk melihat seberapa jauh hasil dari workshop ini diterapkan,” pungkasnya.
Workshop pengelolaan arsip dinamis ini diikuti oleh 64 peserta, terdiri dari OPD dan instansi vertikal di lingkungan Pemkot Pontianak. Workshop digelar selama dua hari, tanggal 28 – 29 Agustus 2017. (Fat/Jim Hms)
Comment